1. Kennismaking
Een vrijblijvend gesprek van ongeveer 30 minuten — bij u op locatie, via videogesprek of telefonisch. Wij brengen uw organisatievorm in kaart, uw financieringsstromen (Zvw / Wlz / Wmo / Jeugdwet / subsidies), uw huidige administratieve inrichting en uw eventuele knelpunten. U krijgt direct een eerlijke inschatting: wel of geen match.
2. Verantwoordingsplicht- en inrichtingsscan
Bij doorgang voeren wij een grondige scan uit: bent u verantwoordingsplichtig, in welke grootteklasse valt u, welke regelingen zijn op u van toepassing, en hoe staat uw huidige administratie ervoor? Resultaat is een rapport met concrete actiepunten en een tijdpad.
3. Inrichting
Wij richten het administratieve proces in zoals dat bij uw organisatie past. Aansluiting op uw boekhoudpakket, EPD, salarisadministratie en de portalen van zorgverzekeraars (VECOZO) of zorgkantoor. Indien gewenst nemen wij de complete uitvoering over; veel klanten kiezen voor een hybride model waarbij eigen medewerkers basiswerkzaamheden doen en wij de regie en verantwoording verzorgen.
4. Uitvoering
Maandelijkse verwerking, controle op declaraties en retourstromen, kwartaalrapportages en periodieke afstemmingsmomenten. U heeft één vaste contactpersoon die uw organisatie kent — geen wisselende callcenter-medewerkers, geen ticketnummers.
5. Verantwoording
Onze jaarplanning werkt achterwaarts vanaf 1 juni. In januari starten wij de voorbereidingen voor de jaarrekening; in februari/maart vindt de accountantscontrole plaats; in april zijn alle vragenlijsten in DigiMV ingevuld; in mei volgen de finale controles en ondertekening. Geen stress, geen last-minute-werk.
Veiligheid en privacy
Wij werken volgens de eisen van de AVG en richten ons op compliance met NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg). Documenten worden uitgewisseld via versleutelde verbindingen; persoonsgegevens van patiënten of werknemers belanden nooit in openbare documenten. Een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van onze samenwerking.
Wat u van ons mag verwachten
- Vaste contactpersoon, geen wisselende gezichten
- Helder tarief vooraf, geen verrassingen achteraf
- Antwoord op e-mail binnen één werkdag
- Proactieve signalering bij regelgevingswijzigingen die u raken
- Volledige transparantie over status en voortgang
- Een eerlijk ‘nee’ als wij vinden dat een andere partij u beter past
Wij vinden dat zorgadministratie geen markt zou moeten zijn waar u zich onder druk gezet voelt. Vandaar onze eerste regel: u beslist op uw eigen tempo of u met ons in zee gaat.